De camí a l’«inbox 0»
‣ o com gestionar eficientment el correu electrònic

Ja fa molt de temps vaig escriure respecte a la tècnica coneguda com a «inbox 0»: es tracta bàsicament de processar (d’una manera o una altra) tot el correu que ens arriba a la safata d’entrada del nostre gestor de correu.

Fa ja més de dotze anys vaig aplicar la tècnica, i em va servir molt, i durant molt de temps. Intente aplicar-la tant en l’àmbit personal com a la feina, i he de dir que més o menys m’ha funcionat molt be durant tot aquest temps.

La versió de la tècnica que jo utilitze (utilitzava) no és exactament la mateixa que es conta al vídeo, però s’apropa molt, i es basa en el fet que per a qualsevol correu que t’arriba, has d’actuar, i no deixar que el correu es quede allà indefinidament.

Les cinc accions d’Inbox 0

La idea fonamental sobre la que es basa la tècnica «inbox 0» és que el correu no es mira, o no es llig, sinó que es processa. I eixa és la principal diferència: s’ha de fer alguna cosa amb tots els correus, no val deixar-los allà. I donat un correu, només es pot fer una de cinc accions.

Suprimeix

Suprimeix-lo (o arxiva’l)

La primera cosa que es pot fer amb un correu és esborrar-lo (o arxivar-lo). I la majoria de correu que rebem es pot, perfectament, esborrar (o arxivar).

La idea fonamental d’aquesta acció és deixar de veure el correu a la safata d’entrada del vostre gestor de correu. I realment no és massa important si s’esborra o s’arxiva, perquè els gestors de correu són prou bons per a simplement trobar el correu que voleu utilitzant el cercador. Però el que és important és no invertir més d’un segon pensant on arxivar-lo.

Delega

Delega-ho

No eres tu el que ha d’actuar amb un correu determinat? Reenvia-li’l a la persona adequada i oblida’t del missatge tan prompte com pugues.

Respon

Respon

Moltes vegades, només es tarda uns segons a respondre a un correu. Però així i tot, no ho fem immediatament.

Aquesta és una de les coses on més patisc jo. Moltes vegades em quede amb el correu allà, pendent perquè he de contestar. I la majoria de vegades conteste. Però és perillós, perquè tot i que aplique les altres 4 accions al peu de la lletra, com que a poc a poc van acumulant-se, acabes amb molts correus que no has contestat quan tocava.

Ajorna

Ajorna

A vegades, hi ha coses que necessites informació afegida, o fer alguna cosa més abans de respondre. Però el que és important és no acumular-lo al mateix lloc on arriben els correus que encara no s’han processat.

Per tant, una carpeta de “pendents”, o “per a més tard”, i que aquesta carpeta també es processe de manera habitual és una altra opció. O fins i tot utilitzar una de les noves funcionalitats del Gmail, que ve de l’antiga aplicació “Inbox“: postposa el missatge i et tornarà a aparéixer com a nou quan tu li digues.

Fes

Fes

Aquesta està clarament inspirada per la tècnica de gestió de treball GTD. I segurament és l’acció més senzilla de totes, i la que menys apliquem: si pots fer alguna cosa amb un correu, fes-la.

Potser és enviar una foto, dir-li alguna cosa a algú, programar una reunió de feina, o comprar una cosa per internet. Però si tardaràs un no-res a fer-ho, fes-ho com més prompte millor.

Els números

Com he dit abans, seguia la tècnica de «inbox 0» de manera prou regular, però a poc a poc (i, sobre tot, per no fer com tocava les accions “ajorna” i “respon”), la safata d’entrada anava a poc a poc convertint-se en un hibrid entre una llista de tasques i correus nous que encara s’havien de processar.

I com normalment els processava de més nous a més vells, eixos que volia contestar continuaven allà, però cada vegada més avall en la llista… o més enllà de la primera pàgina.

I ja havia arribat a un punt on tenia vora de 2500 missatges entre les diferents safates d’entrada del GMail. Només per això, em plantava cara haver d’atacar el problema. Així que fa unes quantes setmanes, aprofitant un ratet del confinament (quan a Barcelona encara estàvem en fase 0), vaig optar per clavar-li ma.

La gran majoria de missatges que hi havia els vaig suprimir o arxivar, ja que no havia de fer res amb ells.

A alguns que encara podia tindre sentit respondre o actuar, ho vaig fer, i això em va fer sentir molt millor: coses que tenia rondant pel cap, que sabia que havia de fer en un moment o un altre, s’havien (per fi!) resolt.

I també en vaig trobar uns quants als que hauria d’haver respost fa temps, no ho havia fet i ara ja no tenia sentit. Així que, sentint-ho molt, els vaig arxivar també. Tot i que no m’agrada la solució, és la millor una vegada en aquest punt. Sent realista, ja no anava a respondre mai, i continuar amb els correus a la safata d’entrada només feia que prolongar l’agonia.

Dels 2500 correus que originalment tenia, em vaig arribar quedar a 0 a la safata d’entrada, i he aconseguit mantenir-ho sis setmanes en volums raonables (entre 20 i 50 missatges a la safata d’entrada).

Inbox Zero, la xarrada

Per a aquells que voleu veure la primera xarrada on vaig sentir parlar de l’Inbox 0, ací la teniu…

Internet

0 comentaris a «De camí a l’«inbox 0»»

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà.

Marca si vols rebre els propers comentaris via e-mail. També pots subscriure't sense comentar.

Aquest lloc utilitza Akismet per reduir els comentaris brossa. Apreneu com es processen les dades dels comentaris.