Planificació de tasques: importància i/o urgència

L’any passat vaig fer una versió lleugera del “Vistaprint Manager Development Program”. Van ser vora dos mesos de classes per tal d’aprendre tècniques i bones pràctiques per a una millor gestió d’equips. Des de com tindre reunions “one on one” efectives, a consells de com donar feedback de manera eficient, fins a tècniques de gestió de temps i planificació de tasques o de com ajudar altres companys amb tècniques de coaching i mentoring.

Una de les parts que em van resultar més útils va ser les de la gestió del temps i les tasques. Sempre vaig atabalat, amb mil coses pendents de fer, i qualsevol cosa que m’ajude a posar una mica d’ordre al meu caos, benvinguda siga.

I en aquests cas, el que s’anomena la matriu d’Eisenhower és una bona tècnica per a classificar i planificar tasques. La idea és senzilla: quan veus que has de fer qualsevol tasca, i abans de fer-la, només cal perdre uns segons pensant quin tipus de tasca és respecte a estes dues preguntes: és important? és urgent?

Amb aquestes dues preguntes, i les seues respostes, es poden classificar les tasques en quatre grups:

1. Tasques importants i urgents.
   • Si una tasca és important i urgent, s’ha de fer. No n’hi ha altra.
   • Idealment no n’hauríem de tindre de tasques d’aquest tipus, però sempre n’apareixen. L’objectiu és reduir-ne la quantitat al mínim possible.
2. Tasques importants però no urgents.
   • Son tasques que considerem importants, però que no necessiten d’una actuació immediata.
   • Per a evitar que es convertisquen en tasques de la categoria 1, s’han de planificar adequadament.
   • Idealment, només hauríem de fer tasques d’aquesta categoria.
3. Tasques urgents, però no importants.
   • Són tasques que s’han de fer immediatament, però no són importants.
   • Un moment, parem-nos a pensar: si no són importants, perquè s’han de fer immediatament? La resposta sol ser “perquè són importants per alguna altra persona”. En eixe moment, el que haurem de fer és tornar a avaluar si realment considerem important, pel que passaria al quadrant 1, o no, fet que ens duria a intentar delegar-la per a que la faça una altra persona, o passar-la al quadrant 4.
4. Tasques no urgents ni importants.
   • Coses que no farem mentre n’hi haja d’altres per fer.
   • Segurament, les coses que caiguen ací acaben “oblidant-se”, ja que no hi ha motius objectius per fer-les abans que tasques importants. I normalment sempre tenim coses importants per a fer, pel que acaben per no fer-se mai. Això si, és convenient tindre (i donar) les expectatives correctes quan apareix una tasca d’aquest tipus, no siga que algú estiga esperant que la fem…

Tots fem sempre primer les tasques del quadrant 1, i les tasques del quadrant 4 són fàcils de llevar-nos-les de damunt, però el que costa més és fer abans les tasques del tipus 2 a les del tipus 3, perquè si no ho fem, no ho farem mai: sempre haurà alguna cosa urgent (important o no) que fer abans que una cosa important però que podem fer en qualsevol moment.

Duc aplicant (conscientment) aquesta tècnica de planificació de tasques uns quants mesos a la feina, i també (de manera més lleugera) en coses de fora del treball, i la veritat és que tot i que costa (sobre tot dir que no a tasques del grup 3), al final ixes guanyant: tens més temps per a fer allò que realment importa.