Arxiu de gener, 2016

Planificació de tasques: importància i/o urgència

// gener 12th, 2016 // No hi ha comentaris » // Personal

L’any passat vaig fer una versió lleugera del “Vistaprint Manager Development Program”. Van ser vora dos mesos de classes per tal d’aprendre tècniques i bones pràctiques per a una millor gestió d’equips. Des de com tindre reunions “one on one” efectives, a consells de com donar feedback de manera eficient, fins a tècniques de gestió de temps i planificació de tasques o de com ajudar altres companys amb tècniques de coachingmentoring.

Una de les parts que em van resultar més útils va ser les de la gestió del temps i les tasques. Sempre vaig atabalat, amb mil coses pendents de fer, i qualsevol cosa que m’ajude a posar una mica d’ordre al meu caos, benvinguda siga.

I en aquests cas, el que s’anomena la matriu d’Eisenhower és una bona tècnica per a classificar i planificar tasques. La idea és senzilla: quan veus que has de fer qualsevol tasca, i abans de fer-la, només cal perdre uns segons pensant quin tipus de tasca és respecte a estes dues preguntes: és important? és urgent?

Planificació de tasques: Important vs Urgent

Amb aquestes dues preguntes, i les seues respostes, es poden classificar les tasques en quatre grups:

  1. Tasques importants i urgents.
    • Si una tasca és important i urgent, s’ha de fer. No n’hi ha altra.
    • Idealment no n’hauríem de tindre de tasques d’aquest tipus, però sempre n’apareixen. L’objectiu és reduir-ne la quantitat al mínim possible.
  2. Tasques importants però no urgents.
    • Son tasques que considerem importants, però que no necessiten d’una actuació immediata.
    • Per a evitar que es convertisquen en tasques de la categoria 1, s’han de planificar adequadament.
    • Idealment, només hauríem de fer tasques d’aquesta categoria.
  3. Tasques urgents, però no importants.
    • Són tasques que s’han de fer immediatament, però no són importants.
    • Un moment, parem-nos a pensar: si no són importants, perquè s’han de fer immediatament? La resposta sol ser “perquè són importants per alguna altra persona”. En eixe moment, el que haurem de fer és tornar a avaluar si realment considerem important, pel que passaria al quadrant 1, o no, fet que ens duria a intentar delegar-la per a que la faça una altra persona, o passar-la al quadrant 4.
  4. Tasques no urgents ni importants.
    • Coses que no farem mentre n’hi haja d’altres per fer.
    • Segurament, les coses que caiguen ací acaben “oblidant-se”, ja que no hi ha motius objectius per fer-les abans que tasques importants. I normalment sempre tenim coses importants per a fer, pel que acaben per no fer-se mai. Això si, és convenient tindre (i donar) les expectatives correctes quan apareix una tasca d’aquest tipus, no siga que algú estiga esperant que la fem…

Tots fem sempre primer les tasques del quadrant 1, i les tasques del quadrant 4 són fàcils de llevar-nos-les de damunt, però el que costa més és fer abans les tasques del tipus 2 a les del tipus 3, perquè si no ho fem, no ho farem mai: sempre haurà alguna cosa urgent (important o no) que fer abans que una cosa important però que podem fer en qualsevol moment.

Duc aplicant (conscientment) aquesta tècnica de planificació de tasques uns quants mesos a la feina, i també (de manera més lleugera) en coses de fora del treball, i la veritat és que tot i que costa (sobre tot dir que no a tasques del grup 3), al final ixes guanyant: tens més temps per a fer allò que realment importa.

Propòsits per a l’any 2016

// gener 2nd, 2016 // 2 comentaris » // Personal

listNo sóc massa de fer llistes de propòsits d’any nou: sempre he intentat que les coses simplement vagen passant el millor possible, adaptant-me a les circumstàncies i intentant traure com més millor a cada moment. I tot i no anar-me malament del tot, crec que les coses encara podrien anar millor si em focalitzara una miqueta en les coses que sé que vull fer i considere importants, deixant de banda les que no ho són tant.

Per a això, intentaré aplicar una de les tècniques que vaig aprendre l’any passat a un curs de gestió d’equips que vaig fer a la feina, però que és totalment aplicable a qualsevol cosa que fem, com per exemple la que tracta de dividir les tasques en diferents quadrants segons la importància i la urgència que tinguen. Ja faré una entrada explicant algunes d’eixes tècniques perquè, realment, són força útils.

Però tornant a la llista de pròsits, n’hi ha un grapat de coses que voldria, quan arribe el desembre de 2016, mirar enrere i veure que no ha passat un altre any sense haver-ho aconseguit. I una manera de forçar-me a complir-les és posant-les ací, en una entrada al blog, i comprometent-me a fer una revisió quan l’any s’acabe.

Algunes de les coses tenen un inici i un final clar: són projectes definits on la mesura d’èxit és la pròpia finalització del projecte. Altres, en canvi, són més abstractes, i per tal d’avaluar-ne el resultat em caldrà definir uns objectius.

  • Escriure més
    • Durant uns anys, escrivia al blog molt més del que ho faig ara, i m’agradava. És cert que en aquella època no hi havia facebookstwitters, ni coses així, però realment em sentia bé després de publicar al blog. I vull traure temps per a tornar a fer-ho.
    • Objectiu: com a mínim, un parell d’entrades de més de 400 paraules al mes.
  • Renovar Infobenissa
    • Fa molt de temps que tinc, a mig fer (com tantes altres coses) una renovació important per a Infobenissa. Estic segur que Joanba ja no s’ho creu quan li ho dic, però enguany va de veres.
    • Objectiu: nova web d’Infobenissa en funcionament.
  • Aprendre més tecnologies mòbils
    • Fa uns anys vaig publicar, junt amb Jordi Mas, una aplicació del traductor de Softcatalà per a Android. Va ser divertit aprendre com funcionaven les aplicacions d’Android. A més, l’any passat a la feina vam fer un experiment que vam anomenar “Mobile week”, que va consistir en fer una aplicació digna d’estar a la botiga, des de la fase d’incepció, fins a tindre l’aplicació acabada, passant per les fases de disseny, implementació, proves, gestió del feedback d’usuaris,… per part d’un equip interdisciplinar i sense experiència prèvia. I va ser mooooolt intens i productiu.
    • Objectius: renovació de l’aplicació del traductor de Softcatalàpublicació d’una nova aplicació.
  • Viatjar
    • M’agrada molt viatjar. Crec que és una de les millors maneres d’aprendre sobre el món que ens envolta, conéixer altra gent i altres cultures. Tot i que no em puc queixar del tot de l’any passat, amb dos viatges a Boston, als Estats Units, i un a Montpeller, a més d’un a les Illes Canàries, el mapa del món no ha afegit cap zona roja en els últims dos o tres anys. I, de moment, amb dos viatges ja planificats per a enguany, no hi ha prevista cap altra zona roja. Ho haurem de canviar, això, no?
    • Objectiu: afegir una altra zona roja al mapa.
  • Fer esport
    • Des que em vaig trencar el turmell fa vora dos anys, he deixat de fer esport totalment. Gairebé sempre he jugat a futbol/futbol sala, excepte uns anys a la universitat on em vaig aficionar molt al squash, jugant un parell de vegades totes les setmanes, però últimament no faig res de res. I el cos s’ho nota. A més, li he promés a Héctor, que enguany ha vingut disfressat de StarWars a la San Silvestre de Benissa, que l’any que ve correria amb ell.
    • Objectius: jugar a squash com a mínim 2 vegades al mescórrer la Sant Silvestre de Benissa de l’any que ve.
  • Perdre pes
    • Fa uns cinc anys vaig perdre uns quants quilets que em sobraven, i em vaig mantenir prou bé durant un parell d’anys. Però a l’anar-me’n a viure a Barcelona, vaig començar a menjar més malament, unit al punt anterior (manca d’esport) ha fet que tots eixos quilos que vaig perdre els torne a recuperar. I això no està bé.
    • Objectiu: acabar l’any pesant com quan vaig anar a BCN.

N’hi ha més coses que vull fer, però crec que enguany començaré amb esta llista de 6 coses. Si tot va bé, i totes es compleixen, l’any que ve es pot convertir en una llista de 6 coses noves més 6 coses que he de continuar fent.

A vore si ho complisc!